5.2.3. ANÁLISE DOS DOCUMENTOS E PLANEJAMENTO DAS APURAÇÕES
Após a instauração do processo, com a publicação do extrato da portaria no Diário do Executivo, a comissão deve se reunir para o planejamento e início das apurações. O presidente deve designar, dentre os outros dois membros, qual exercerá a função de secretário. O secretário aceitará o encargo e se comprometerá em desempenhá-lo fielmente, por meio do termo de compromisso. Em seguida, a comissão deve lavrar a ata de abertura, que é assinada por todos os membros.
Inicialmente, o secretário deve autuar toda a documentação que subsidiou a instauração do processo, numerando e rubricando todas as folhas, quando se tratar de documentação física. Se o processo estiver no Sistema Eletrônico de Informações – SEI!MG, não há necessidade desse procedimento. No SEI, os documentos devem ser nominados e inseridos em ordem cronológica, a fim de facilitar a sua identificação (exemplo: Denúncia, Relatório de Auditoria, Designação do Secretário, Ata de Abertura, Citação, Defesa Prévia, Ata de Deliberação, etc.). Essa função de autuar os documentos do processo é, prioritariamente, do secretário, mas não há impedimento para que tais atos sejam praticados pelos demais membros da comissão.
Dentre as medidas iniciais do processo, está a análise da documentação pelos membros da comissão. O presidente, em especial, deve estudar os fatos imputados ao servidor, definir a estratégia de apuração, estudar a legislação pertinente, determinar as diligências necessárias e indicar quais testemunhas serão arroladas pela Comissão.
Posteriormente, em conjunto com os demais membros, o presidente deve elaborar um cronograma para a instrução do processo, chamado “Projetização”185, pré-agendando o dia de realização dos principais atos processuais, como citação, diligências, audiências, indiciamento e relatório. Esse cronograma deve ser revisto sempre que necessário, registrando, por oportuno, os atos realizados e pendentes, bem como qualquer incidente que tenha prejudicado o cumprimento do ato na data prevista.
Entende-se necessário e prudente realizar um adequado planejamento dos trabalhos, considerando, em especial, o disposto na Lei nº 13.869/2019, que define como crime de abuso de autoridade:
Art. 31. Estender injustificadamente a investigação, procrastinando-a em prejuízo do investigado ou fiscalizado:
Pena - detenção, de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa.
Parágrafo único. Incorre na mesma pena quem, inexistindo prazo para execução ou conclusão de procedimento, o estende de forma imotivada, procrastinando-o em prejuízo do investigado ou do fiscalizado.
Assim, a planilha Projetização, utilizada pelas comissões processantes para planejar e controlar a instrução dos processos disciplinares, serve também para a orientação e supervisão dos atos processuais pelos chefes das unidades correcionais, com vistas à celeridade, eficiência e controle dos prazos prescricionais.
Como já salientado, para elaborar adequadamente o cronograma, a comissão deve realizar um estudo prévio dos documentos que compõem o processo. Essa análise fornece elementos essenciais para avaliar a complexidade dos fatos a serem apurados e definir, ainda que de forma preliminar, as diligências e oitivas que serão necessárias – o que possibilita prever quanto tempo será necessário para realizar tais atos.
Por outro lado, esse cronograma deve ser factível, devendo-se levar em consideração o número de processos sob a responsabilidade da comissão e outras questões institucionais, como reuniões gerenciais, capacitações, consolidação dos dados processuais, tratativas com os demais membros e férias regulamentares.
Frisa-se que, nessa fase, é necessário dar a impulsão inicial ao processo e providenciar a citação do processado. Posteriormente, a comissão deve fazer novo estudo da documentação, de forma mais pormenorizada, para, em especial, se preparar para as audiências (importante formular previamente as questões que precisam ser esclarecidas durante a instrução). Esse estudo, inclusive, deve estar previsto no cronograma, considerando-se o volume de documentos e a complexidade dos fatos em apuração.
185 Disponível em “Modelos de Atos” – link: https://cge.mg.gov.br/publicacoes/guias-cartilhas-e-manuais