5.2.6. DESENTRANHAMENTO, JUNTADA E APENSAMENTO

O desentranhamento, a juntada e o apensamento são termos relacionados à autuação do processo, isto é, à reunião de documentos nos autos do Processo Administrativo Disciplinar. Tais medidas servem para organizar a documentação no feito, demonstrando às partes e aos demais interessados, de forma clara, o que ocorreu no curso das apurações. Deve restar claro se determinado documento foi juntado ou extraído dos autos.

a) Desentranhamento

Termo processual que indica a retirada de documentos dos autos, que estão repetidos ou que não se relacionam às apurações. Deve ser lavrado termo próprio, a ser juntado aos autos, sendoassinado pelo presidente da comissão, por se tratar de ato de organização do processo.

Se os documentos a serem desentranhados forem cópias de originais ou “cópias de cópias” já constantes nos autos, poderão ser destruídos após a juntada do termo de desentranhamento. Caso sejam documentos originais, que não interessam ao processo (documentação evidentemente estranha aos autos), deverão ser encaminhados ao arquivo ou aos setores competentes por sua guarda.

Tramitando o processo na forma eletrônica (SEI), o responsável pelo desentranhamento dos documentos deverá utilizar a funcionalidade "Cancelar Documento", informando, no campo próprio, o "Motivo". Importante que os documentos sejam "cancelados" após o envio de cópia para o arquivo ou o setor competente.

b) Juntada

Termo processual que indica a inserção de documentos nos autos do processo, sendo tais documentos enviados pelas partes, setores ou autoridades ou, ainda, relacionados às diligências realizadas. Deve ser lavrado ato próprio pela comissão ou utilizado o carimbo específico de juntada. Deverá ser assinado, preferencialmente, pelo secretário da comissão, pois se trata de ato de andamento do processo.

c) Apensamento

Termo processual que indica a inserção de documento em apartado aos autos principais. A autuação em apartado é feita, em rega, com o intuito de não dificultar o manuseio dos autos pela comissão e as partes ou, ainda, de manter separados documentos que possuem maior grau de sigilo, como prontuário médico e declaração de imposto de renda. É criado um volume à parte, que seguirá apensado aos autos principais, ou seja, junto destes.

O ato deve ser documentado no feito por meio de termo de apensamento, no qual deverá constar a relação dos documentos apensados, a identificação do apenso e a quantidade de folhas do volume apensado. O termo deve ser assinado pelo presidente da comissão, por se tratar de ato de organização do processo.