5.2.7. COMUNICAÇÃO DOS ATOS PROCESSUAIS

No decorrer da instrução processual, a comissão deve comunicar os atos processuais às partes, advogados constituídos e defensores dativos. Essa medida visa possibilitar ao processado a apresentação de seus questionamentos sobre os atos praticados ou a solicitação de complementação ou anulação, de forma fundamentada.

O primeiro ato de comunicação do processo é o próprio extrato de portaria, publicado no Diário do Executivo. Como ato administrativo, essa publicação tem alguns efeitos, tais como interromper o prazo de prescrição, dar publicidade à instauração e demonstrar o marco inicial do processo. Esse ato é praticado pela autoridade instauradora.

 

a) Citação 

Depois da instauração do processo, todos os demais atos deverão ser comunicados ao processado e/ou ao seu procurador pela comissão. Inicialmente, a comissão deverá dar ciência ao processado da existência do processo.

Seguindo-se os princípios processuais do direito e utilizando-se supletivamente o CPC, a comissão deve citar o processado sobre a abertura do processo e o chamar para se defender do que lhe é imputado, remetendo-lhe cópia (normalmente de forma digital) ou abrindo-lhe vista de toda documentação que compõe o processo. No mandado de citação, a comissão informará ao processado, dentre outras questões, o prazo de 10 dias (art. 225 da Lei nº 869/52) para que, à sua escolha, apresente suas preliminares de defesa, indique provas, arrole testemunhas e junte procuração. Trata-se da chamada defesa prévia.

Depois de constituída a relação processual, por meio da citação, a comissão deve intimar o acusado e/ou seu procurador de todos os atos do processo, sob pena de nulidade do ato ou até mesmo de toda a instrução, a depender do prejuízo que sobrevier para a defesa do acusado.

A Lei n° 869/1952, no art. 225, dispõe que “ultimado o processo, a comissão mandará, dentro de quarenta e oito horas, citar o acusado para, no prazo de dez dias, apresentar defesa”. A interpretação literal do artigo indica que o acusado será chamado a se defender somente após a finalização da instrução processual. No entanto, deve-se considerar que o Estatuto é norma de 1952, ou seja, antes da Constituição Federal de 1988. Por isso, não foram considerados no texto legal os princípios do contraditório e da ampla defesa.

Deve-se, assim, fazer uma interpretação sistemática da referida Lei frente a esses princípios constitucionais e processuais, a fim de se garantir o devido processo legal. Nesse contexto, para o adequado andamento processual, deve-se utilizar o Código de Processo Civil, conforme permissão descrita em seu art. 15¹⁸⁸. Segue o que dispõe o CPC sobre a citação:

§ 1º-C Considera-se ato atentatório à dignidade da justiça, passível de multa de até 5% (cinco por cento) do valor da causa, deixar de confirmar no prazo legal, sem justa causa, o recebimento da citação recebida por meio eletrônico. (Incluído pela Lei nº 14.195, de 2021)
[...]

Conforme descrito no CPC, a citação constitui o ato que firma a relação processual entre as partes, momento em que o acusado toma conhecimento do processo e dos fatos que lhe são imputados, oportunizando-lhe manifestar e acompanhar todos os atos processuais. Dessa forma, conclui-se que, no âmbito do Processo Administrativo Disciplinar, a citação também é o instrumento mais adequado de notificação e chamamento do acusado após a instauração do processo. Assim entende Antônio Carlos Alencar Carvalho, analisando o Processo Administrativo Disciplinar no âmbito federal:

Disso resulta o mister de que a comissão processante, tão logo instalada, proceda a citação do acusado, a fim de que ele tome conhecimento oportuno da instauração do Processo Administrativo Disciplinar ou da sindicância punitiva, com a finalidade de que o servidor possa exercitar seu direito de defesa, conhecendo as acusações que lhe são imputadas, para poder oferecer sua versão, suas razões defensorias, sua interpretação para os fatos, assim como propor provas e contrarreagir processualmente, de forma a comprovar sua inocência ou demonstrar a impossibilidade de a Administração Pública exercer o seu direito de punir no caso devido e óbice jurídico-formal (como a prescrição, ou a presença de excludente de ilicitude do comportamento, a insignificância da conduta, a culpa exclusiva de terceiros, a ocorrência de caso fortuito ou força maior, dentre outras alegações e questões que o funcionário poderá manejar para se esquivar da pretensão punitiva estatal).¹⁸⁹

Segundo entendimento pacífico da jurisprudência, a citação é indispensável ao Processo Administrativo Disciplinar:

ADMINISTRATIVO. RECURSO EM MANDADO DE SEGURANÇA. PROCESSO DISCIPLINAR. OMISSÃO DOS FATOS IMPUTADOS AO ACUSADO. NULIDADE. PROVIMENTO.
1. a portaria inaugural e o mandado de citação, no processo administrativo, devem explicitar os atos ilícitos atribuídos ao acusado. 
2. ninguém pode defender-se eficazmente sem pleno conhecimento das acusações que lhe são imputadas.
3. apesar de informal, o processo administrativo deve obedecer as regras do devido processo legal.
4. recurso conhecido e provido.¹⁹⁰

A citação deve ser direcionada diretamente ao processado, ou seja, ele é quem deve confirmar o recebimento do documento.

Atualmente, considerando a informatização e, especialmente, o disposto no art. 2º do Decreto nº 47.228/2017¹⁹¹, existe a possibilidade de a citação ser realizada pelo SEI!MG, e-mail ou outros meios eletrônicos, desde que seja confirmado efetivamente o seu recebimento pelo acusado.

O envio da citação na forma eletrônica encontra-se disciplinado na Resolução CGE nº 51/2020¹⁹², assim dispondo:

Art. 15 - A comissão providenciará a citação do processado por meios eletrônicos, como e-mail e aplicativo de mensagens instantâneas, conforme disciplinado na Resolução CGE n° 4/2019.
§1° - Não sendo possível os meios de citação previstos no caput, ou não comparecendo o processado, a Comissão providenciará sua citação por outros meios admitidos em direito.
§2º - Em caso de suspeita de ocultação por parte do processado, aplicar-se-ão as disposições da citação por hora-certa, prevista nos artigos 252 e seguintes da Lei n° 13.105, de 2015 (Código de Processo Civil).
§3º - Caso o agente público esteja em local incerto ou não sabido, aplicar-se-ão as disposições da citação por edital, previstas na Lei Estadual n° 869, de 1952.
§4º - Se após a citação por edital o agente público não comparecer ao processo, o feito continuará normalmente sem a sua presença, ocasião em que ser-lhe-á nomeado defensor dativo.
§5º - O revel poderá intervir no processo em qualquer fase, recebendo-o no estado em que se encontrar. (g.n.)

Na ausência de confirmação do recebimento, a comissão poderá oficiar a chefia do processado, pedindo-lhe que apresente o mandado de citação ao servidor e colha a sua assinatura, para posterior devolução e comprovação nos autos.

Deve ser realizada nova citação caso o documento enviado, via correspondência registrada, seja recebido por outra pessoa e não haja manifestação do acusado nos autos, dentro do prazo estabelecido para apresentação da defesa prévia. Nessa hipótese, a comissão deve diligenciar para verificar se o acusado efetivamente teve ciência da citação. Pode-se, por exemplo, telefonar para o acusado, encaminhar e-mail ou mensagem de texto para o celular, certificando essa medida nos autos.

Tendo-se a confirmação do recebimento da citação pelo processado e, ainda assim, este não comparecer aos autos ou se manifestar, deve ser designado um defensor dativo para acompanhar o processo e proceder à sua defesa técnica, nos termos do art. 226 da Lei n° 869/1952¹⁹³.

A Resolução CGE nº 3/2024¹⁹⁴, que dispõe sobre a designação e atuação de defensores dativos no âmbito dos Processos Administrativos Disciplinares que tramitam nos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado, explicita:

Art. 4º – A designação de defensor dativo constitui dever da Administração Pública e ocorrerá nos casos em que for declarada a revelia do acusado ou este, comparecendo aos autos, declarar que não possui condições de exercer sua defesa pessoalmente, tampouco arcar com os custos da contratação de advogado.
§ 1º – Previamente à designação do defensor dativo, a comissão deve orientar o agente público hipossuficiente a buscar, no prazo de 10 (dez) dias, assistência jurídica do respectivo sindicato ou associação, ou, ainda, de núcleo de prática jurídica de instituição de ensino superior.
§ 2º – Não constitui dever de a Administração Pública nomear defensor dativo nas seguintes hipóteses:
I – o servidor optar pelo exercício da autodefesa;
II – o servidor constituir advogado;
III – o servidor comparecer aos autos e, ciente das alternativas de defesa, não a apresentar pessoalmente, nem constituir advogado, tampouco solicitar a designação de defensor dativo mediante a declaração de sua hipossuficiência técnica e financeira, optando, ao contrário, por se manter inerte no processo.
§ 3º – Em qualquer das hipóteses do parágrafo anterior, a Administração Pública se obriga a designar um defensor dativo e adotar as medidas pertinentes caso o servidor ou o advogado constituído se mantenha inerte após o indiciamento, não apresentando, portanto, as Alegações Finais de Defesa. (g.n.)

Ainda sobre a designação de Defensor Dativo, assim determina a Resolução CGE nº 3/2024:

Art. 9º – A designação para atuar como defensor dativo deve recair sobre:
I – agente público que seja bacharel em Direito;
II – núcleo de prática jurídica, em parceria ou cooperação com o órgão apurador, na forma da lei;
III – estagiário de pós-graduação em Direito, em conformidade com o contrato celebrado junto à Administração Pública Estadual;
IV – advogado em colaboração com a Administração Pública que, após prévio chamamento público, mediante manifestação de interesse em exercer a advocacia pro bono, em caráter eventual, integre, lista de doação de serviços advocatícios voltados à defesa de acusados em processos administrativos sancionadores, sob coordenação técnica da Corregedoria-Geral; ou
V – agente público que ocupe cargo efetivo ou comissionado, que possua grau de escolaridade superior e que tenha aptidão com processos administrativos ou normas legais afetas à matéria apurada no processo.
Parágrafo único – Na hipótese do inciso IV, o defensor dativo deverá assinar termo de compromisso no qual conste, além das responsabilidades concernentes à representação do servidor beneficiário dos serviços a serem prestados, a informação de que se trata de doação de serviços voluntários, sem ônus para a Administração Pública, regida pela Lei Federal nº 9.608, de 1998, e pelo Decreto nº 48.444, de 2022, no que couberem, e que quaisquer despesas eventualmente havidas pelo doador do serviço serão de sua exclusiva responsabilidade. (g.n.)

Na prática, a designação de defensor dativo tem recaído sobre agente público bacharel em Direito ou servidor público com grau de escolaridade superior e com aptidão em processos administrativos e legislação em geral. No entanto, há recomendação no sentido de priorizar a escolha de servidor com habilitação jurídica, nos termos do Parecer AGE nº 15.409/2014:

Defesa qualificada constitui providência exigida pelo Supremo Tribunal Federal, inclusive como pressuposto da ampla defesa. A tese que prevaleceu na Suprema Corte, no sentido de não se exigir advogado em processo disciplinar, não veda a opção administrativa de designar apenas quem detenha habilitação jurídica, especialmente se tal se revelar maior garantia de defesa qualificada e articulada.¹⁹⁵

A Resolução CGE nº 3/2024 explicita que a solicitação de defensor dativo, por parte do acusado, deve vir acompanhada de declaração de hipossuficiência técnica e financeira, sendo esta última avaliada pela Comissão, levando-se em consideração: a complexidade dos fatos apurados, o nível do cargo ocupado e o grau de escolaridade do acusado, a compreensão deste sobre os fatos em apuração e as fases do processo, dentre outros motivos eventualmente alegados (art. 4º, §2º, inciso III, e art. 7º).

Ressalta-se, por fim, que, conforme dispõe a Súmula Vinculante n° 05 do STF, não há nulidade no processo administrativo quando não houver defesa técnica, isto é, aquela exercida por um advogado. Essa súmula deve ser interpretada observando-se o princípio da ampla defesa. Assim, em todo processo deve haver defesa, que pode ser exercida por procurador constituído nos autos, por defensor dativo em caso de revelia, ou, ainda, pelo próprio acusado. Súmula Vinculante 5: A falta de defesa técnica por advogado no processo administrativo disciplinar não ofende a Constituição." (Publicação - DJe nº 88/2008, p. 1, em 16-5-2008).

 

b) Citação por Edital

Realiza-se a citação por edital quando restarem infrutíferas as tentativas de citação do acusado e este se encontrar em lugar incerto ou não sabido. Na Lei n° 869/1952 são estabelecidas duas regras de citação por edital: a primeira é utilizada para qualquer ilícito disciplinar, e a segunda, apenas para o ilícito de abandono de cargo.

Parágrafo único - Achando-se o acusado em lugar incerto, a citação será feita por edital publicado no órgão oficial, durante oito dias consecutivos. Neste caso, o prazo de dez dias para apresentação da defesa será contado da data da última publicação do edital.

Art. 234 - No caso de abandono do cargo ou função, de que cogita o art. 249, II, deste Estatuto, o presidente da comissão de processo promoverá a publicação, no órgão oficial, de editais de chamamento, pelo prazo de vinte dias, se o funcionário estiver ausente do serviço, em edital de citação, pelo mesmo prazo, se já tiver reassumido o exercício. Parágrafo único - Findo o prazo fixado neste artigo, será dado início ao processo normal, com a designação de defensor "ex-officio", se não comparecer o funcionário, e, não tendo sido feita a prova da existência de força-maior ou de coação ilegal, a comissão proporá a expedição do decreto de demissão, na conformidade do art. 249, item II.

Transcorrido o prazo constante no edital de citação para apresentação de defesa, se o acusado não se manifestar no processo, declara-se a sua revelia. Nesse contexto, a comissão deve, nos termos do art. 226 da Lei nº 869/1952 e da Resolução CGE nº 3/2024, designar um defensor dativo para acompanhar a instrução do processo e exercer a defesa do acusado.

O parágrafo único do art. 225 do Estatuto dispõe que a citação deve ser publicada “no órgão oficial”, que, no Poder Executivo Mineiro, é o Diário do Executivo, constante do site https://www.jornalminasgerais.mg.gov.br. A publicação se dá na página do órgão ou entidade cuja autoridade determinou a instauração do processo.

A citação por edital, por ser uma citação ficta ou presumida, será realizada, conforme a jurisprudência e a doutrina, apenas em casos excepcionais:

2. A citação por edital constitui medida excepcional, a ser admitida somente após o exaurimento de todas as possibilidades de localização do demandado, sob pena de violação ao devido processo legal e ampla defesa.
3. Apelação desprovida.¹⁹⁶

 

c) Intimação

O art. 269 do CPC define a intimação como “o ato pelo qual se dá ciência a alguém dos atos e dos termos do processo”. Portanto, a intimação é o ato processual por meio do qual a comissão dá ciência aos acusados e/ou aos seus defensores de todos os atos que foram ou serão realizados no processo, para que estes façam ou deixem de fazer algo. Deve-se conceder um prazo razoável para a realização dos atos previstos na intimação, para que os acusados e/ou seus defensores tenham um tempo justo para se prepararem.

No Processo Penal, faz-se uma diferenciação entre intimação e notificação. Intimação é a ciência dada à parte, no processo, da prática de um ato, despacho ou sentença, referindo-se, portanto, ao passado, a ato já praticado. Notificação, por sua vez, é a comunicação à parte ou a outra pessoa, do lugar, dia e hora de um ato processual a que deve comparecer. 

Na Lei n° 869/1952, não há disposição específica sobre os atos de intimação das partes. No entanto, utiliza-se de forma subsidiária a Lei n° 14.184/2002 (art. 1°, § 2°), que disciplina a intimação da seguinte forma:

Art. 40 – Serão objeto de intimação os atos do processo que resultarem em imposição de dever, ônus, sanção ou restrição ao exercício de direito e atividade, bem como restrição de outra natureza.

Uma vez que se adota, no processo administrativo disciplinar, o princípio do formalismo moderado, pode-se utilizar a intimação para a comunicação de todos os atos processuais, seja para a prática de algum ato no processo, seja para cientificar os acusados de decisões do processo (interlocutórias ou de mérito). Esse é o entendimento da CGU:

Necessário esclarecer que é praxe de alguns órgãos adotar a denominação "notificação" para aquelas comunicações direcionadas ao acusado, a fim de estabelecer distinção das demais intimações. O posicionamento deste manual segue o que dispõe a Lei n° 9.784/99 que, em seu art. 26, apenas previu a intimação como ato de comunicação processual. Todavia, em vista da aplicação do princípio do informalismo moderado, a denominação aplicada aos atos processuais da Comissão não os invalida, independente do nome que se escolha, desde que respeitadas as demais previsões legais, tal como a observância ao prazo de sua realização.¹⁹⁷

Por uma questão de razoabilidade, conforme dispõem a legislação do processo administrativo geral e alguns julgados, o acusado deve ser intimado da realização de um ato instrutório com a antecedência mínima de três dias úteis, para que possa ter ciência e participar, se assim entender conveniente.

A intimação deve ser enviada, preferencialmente, por meio eletrônico, via e-mail institucional ou Sistema Eletrônico de Informações – SEI!MG. Havendo necessidade, poderá ser entregue pessoalmente, enviada por aplicativo de mensagem (WhatsApp) ou encaminhada por carta com aviso de recebimento - AR. Em qualquer caso, a comissão processante deve cuidar para que haja prova inequívoca de recebimento ou conhecimento da intimação pelo acusado ou seu procurador.

O documento que comprova o recebimento da intimação, como e-mail de confirmação, acesso aos autos como usuário externo (SEI!MG)¹⁹⁸, segunda via da intimação assinada, resposta pelo WhatsApp ou AR assinado, deve ser juntado aos autos, podendo ainda constar uma certidão da comissão, relatando eventuais contatos realizados por telefone ou celular.

No processo, também deverão ser intimados para prestar informações ou comparecer perante a Comissão, conforme o caso, os denunciantes, as vítimas, as testemunhas e os informantes, além de outros que podem contribuir com a apuração dos fatos. Importante que aqui também se observe a antecedência mínima de três dias úteis, para que o intimado possa se preparar para participar ou enviar as informações solicitadas.

A falta de intimação pode ensejar nulidade do ato, conforme dispõe o § 5° do art. 37 da Lei n° 14.184/2002. Ressalta-se que a arguição de nulidade deve vir acompanhada da prova do efetivo prejuízo à defesa do processado. Assim, não há que se falar em nulidade se a falta da intimação tiver sido suprida, isto é, se a parte comparecer ao ato mesmo sem ser intimada ou se a prova produzida sem a presença do acusado ou de sua defesa não for utilizada para fundamentar a decisão da Administração.

O atendimento às intimações tem caráter obrigatório, seja pelo particular, seja pelo agente público. Este pode responder criminal¹⁹⁹ e/ou administrativamente²⁰⁰, e aquele, apenas criminalmente. Sobre a intimação, Marcos Salles Teixeira observa que:

Partindo do pressuposto da coerência, em que a realização da oitiva decorreu da consideração de sua importância para o processo, é de se recomendar que a comissão intime novamente a testemunha, desta feita já fazendo constar do termo o destaque de que o depoimento é relevante para o interesse público e a advertência de que o não comparecimento poderá implicar, pelo menos em tese, se servidor, em inobservância do dever funcional de ser leal à instituição a que serve, previsto no inciso II do art. 116 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; e se particular, em crime de desobediência, previsto no art. 330 do Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940 - Código Penal (CP) e também mencionado no art. 219 do Decreto-Lei nº 3.689, de 3 de outubro de 1941 - Código de Processo Penal (CPP)... ²⁰¹

A Lei n° 869/1952 não traz requisitos para a intimação. Em face disso, utiliza-se subsidiariamente o art. 37 da Lei n° 14.184/2002, conforme transcrito no início deste tópico. O dispositivo apresenta, de forma geral, o que deve constar na intimação. Porém, a comissão processante deve observar, diante do caso concreto, o que é essencial informar, para deixar clara a finalidade da intimação, ou seja, o ato a ser praticado, a necessidade de comparecimento do intimado, suas implicações, data, horário e local em que deverá comparecer e a quem poderá solicitar esclarecimentos, caso necessário.

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¹⁹⁹ Crime de desobediência (art. 330 do Código Penal).
²⁰⁰ Ilícitos disciplinares da Lei n° 869/1952, em especial, inobservância do dever funcional de ser leal às instituições a que servir.
²⁰¹ TEIXEIRA, Marcos Salles. Anotações sobre Processo Administrativo Disciplinar. Escritório de Direitos Autorais-RJ/Fundação Biblioteca Nacional/Ministério da Cultura. 2023. P. 1186. Acesso em 29 out. 2023.